Какие документы вести при работе с онлайн-кассой?

В 2022 году появились новые правила ведения документов по онлайн-кассе. Мы разобрались, как вести документацию и как избежать административного наказания и штрафов за нарушение кассовой дисциплины.

Фискальные документы в новом формате ФФД 1.2

Новый формат фискальных документов - ФФД 1.2 - внедрили 6 августа 2021 года. Его должны использовать все, кто реализует обязательные к маркировке товары, которые учтены в системе “Честный ЗНАК”: товары легкой промышленности, обувь, лекарства, табак, духи, шины, фототехнику.

Важно: переходить на новый формат не нужно тем, кто продает немаркированные товары, а также тем, кто реализует ювелирные и изделия из меха, алкоголь - на эту продукцию ФФД 1.2 не действует.

Также внедрение нового формата фискальных данных в реестр не означает, что теперь нужно использовать только его. Если предыдущая модель зарегистрирована вами до 6 августа 2021 года, то с ней можно работать завершения срока регистрации. 

Новые правила работы с личным кабинетом ККТ на сайте налоговой

1 марта 2022 года вступил в силу Приказ ФНС № ЕД-7-20/798@ от 08.09.2021. Документ утверждает новый порядок работы в личном кабинете на портале Федеральной налоговой службы. Нововведения в законодательстве касаются:

• порядка доступа индивидуальных предпринимателей и ООО к личному кабинету;
• списка документов в электронном виде, которые нужно размещать в личном кабинете налоговикам;
• списка документов, который бизнесмены должны подавать через личный кабинет; 
• сроков обмена данными между ФНС и ИП.

Приказ вступил в силу 1 марта и будет действовать вплоть до 2028 года.

Регистрация онлайн-кассы по-новому

С 1 марта 2022 года при регистрации онлайн кассы теперь требуется новый пакет документов, который прописан в Приказе ФНС № ЕД-7-20/799 от 08.09.2021 года:

• заявка о регистрации или перерегистрации;
• снятие кассы с учета в налоговых органах;
• карточка регистрации и снятия с учета в ФНС.

По новым правилам при оформлении заявки на регистрацию кассы необходимо указывать, использовалась ли она для расчетов, связанных с продажами товаров, подлежащих обязательной маркировке. 

Кассовый чек с кодом маркировки

Сейчас маркировка товаров разных групп распространяется все сильнее. В связи с этим, значительная часть изменений в налоговом законодательстве касается именно пунктов о маркировке: государству необходимо усиленно контролировать оборот такой продукции в стране. 

Таким образом, с 20 апреля 2022 года продавцов обязали печатать маркировочный код товара в чеке. Требование распространяется на тех, кто занимается:

• продажей товаров через автоматы;
• доставкой - курьерами, почтой или в постаматы.

После 20 апреля 2022 года это требование стало обязательным.

Какие документы нужно вести при работе с онлайн кассами при расчетах наличными

В 2022 году при работе с онлайн кассами необходимо вести следующие документы:

• ПКО. Приходный кассовый ордер;
• РКО. Расходный ордер;
• Кассовую книгу;
• Расчетно-платежную ведомость;
• Книгу учета доходов и расходов.

Приходный кассовый ордер

С помощью приходного кассового ордера предприниматели (индивидуальный или фирма) подтверждают поступление денег в кассу. Обязанность по заполнению документа лежит на бухгалтере. 

Документ содержит: номер ордера, дату создания, имя и должность лица, которое вносит деньги, основание для внесения и сумма цифрами и прописью.

Бухгалтер и кассир, который принял наличные средства, подписывают приходный ордер. Также его можно оформить и в электронном виде. Здесь стоит воспользоваться электронной подписью. Важно: в 2022 году сотрудники могут пользоваться сертификатами с реквизитами работодателя. Однако с 1 января 2023 года сотрудникам нужно будет получать подписи на физических лиц и при заверке документов прилагать машиночитаемую доверенность.

Кроме того, приходный ордер оформляют по данным выбитых за день чеков. Или воспользоваться данными из отчета о закрытии смены. Кстати, именно этот вариант пользуется большим спросом. 

Расходный кассовый ордер 

Этот документ фиксирует расходы компании или предпринимателя. Например, выплату зарплаты сотрудникам. Расходный ордер также оформляет бухгалтер по форме КО-2. 

Расходный ордер содержит: номер; дату; паспортные данные получателя; сумму (цифрами и прописью).

При выдаче средств получатель должен написать сумму прописью, подтверждая тем самым получение денег.

Кассовая книга

В кассовой книге прописано движение денежных средств за определенный период: за смену, квартал, год. Записи в нее вносятся по данным первичных документов - расходному и приходному ордерам. 

Например. Сегодня выручка составила 300 тысяч рублей. В конце смены все, что получено, отправили в банк. Таким образом, в строке расходов пишется эта же сумма, а по итогам временного периода данные в каждой колонке суммируются. Выводится общий остаток.

Расчетно-платежная ведомость

В расчетно-платежной ведомости фиксируют следующие данные:

• отрезок времени, за который были выданы наличные (зарплата работникам);
• дата и номер документа;
• ФИО каждого сотрудника, должность, его табельный номер, оклад;
• количество дней, которые отработал человек;
• сумма заработной платы, удержаний (налогов и т. д.);
• задолженность за работодателем либо сотрудников (при наличии);
• сумма к выдаче.

Расчетно-платежная ведомость Т-49.

Также существует платежная ведомость, которая формируется по форме Т-49. От предыдущего варианта она отличается тем, что в ней содержится сумма к выдаче. А размер начислений прописывается в отдельном документе - расчетной ведомости. В данном случае сам работодатель сам принимает решение, какие именно ведомости оформлять при работе с онлайн-кассой.

Книга учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов обязательна для организаций на упрощенной системе налогообложения и индивидуальных предпринимателей, которые пользуются любым видом налогообложения.

В ней фиксируют как принятые, так и выданные наличные деньги. Заполняют Книгу кассиры. Внутри она построена как таблица, в которой прописаны отдельные графы для расходов и доходов. Обязательно сводятся итоговые суммы за месяц, квартал или год.

Правила работы с документами

1. Кассовые документы при работе с онлайн кассами оформляют только тогда, когда имели место операции с наличными. Соответственно, если таковых не было, то учет можно не вести. 
2. Кассовая книга может быть как бумажной так и электронной. В первом случае листы кассовой книги необходимо распечатать и заверить подписью в конце каждого дня, а во втором - визировать электронной подписью.
3. При обмене документами между контрагентами через систему ЭДО обязательно используется электронная подпись, которая приравнивается к рукописной. Если документ подписан ЭП, то его можно не распечатывать. 
4. В аналоговых бумажных документах нельзя ничего исправлять. Если ошибка допущена, то придется его переделать. 
5. Кассовые документы хранятся не менее 5 лет с момента завершения их заполнения. Но есть исключения. Например, документы на выдачу заработной платы нужно хранить в течение 6 лет. Если на сотрудников не открыты лицевые счета ― 75 лет. 
6. Примерная схема работы: кассир в магазине в конце дня закрывает смену и снимает об этом данные. Пересчитывает выручку и сверяет с суммой, указанной в документе. Отдает деньги бухгалтеру. Тот в свою очередь заполняет приходный ордер, в котором фиксирует сумму, принятую от кассира. Оба сотрудника ставят свои подписи. 
7. Бывает, что кассир самостоятельно выполняет некоторые обязанности бухгалтера. В таком случае он имеет право составлять самостоятельно некоторые приходные и расходные кассовые ордеры.