Что такое онлайн касса?
С недавними изменениями законодательства многим предпринимателям потребовалась онлайн касса – с ее помощью можно формировать фискальные чеки и отправлять их в налоговую и покупателям. Такое оборудование одобрили многие, ведь оно избавило от «бумажной волокиты» и теперь не нужно заполнять документы, сдавая их для отчетности в ФНС, боятся ошибок и как следствие – штрафов.
Если вы решили заняться предпринимательской деятельностью, следует знать, что такое онлайн касса и кому она понадобится. Существует несколько типов оборудования, его подбирают в зависимости от заявленных характеристик. В этой статье мы расскажем обо всех особенностях техники и сориентируем, как выбрать подходящую модель.
Особенности работы
Онлайн касса – многофункциональное устройство, которое печатает бумажные и электронные чеки для покупателя, передает информацию оператору фискальных данных и получает от него подтверждение. В свою очередь через ОФД удается получить подтверждение операции.
Рассмотрим коротко принцип работы онлайн кассы:
- после оплаты чек пробивается покупателю через онлайн кассу;
- аппарат в свою очередь передает его ОФД через интернет;
- в ответ касса получает электронное подтверждение;
- ОФД отправляет данные в налоговую и электронный чек покупателю;
- ФНС, в свою очередь, может проверить чек у клиента, сверив информацию.
Виды
Различают две основные категории онлайн касс:
- Автономные – похожи на портативный компьютер, у которого в одном корпусе присутствуют основные элементы: дисплей, клавиатура, процессор и сам фискальный накопитель. Могут использоваться для выездной торговли или оказания соответствующих услуг. В эту группу входят смарт-терминалы, кнопочные кассы и кассы-планшеты.
- Модульные – состоят из нескольких узлов, эти элементы продаются отдельно. Фискальный накопитель подключается через специальный разъем. За счет своей конструкции обладают большей производительностью, чем автономные. Подходят для магазинов, более удобны в обслуживании.
Выбор техники
При выборе следует обратить внимание на следующие особенности:
- производитель – лучше выбирать кассу известных брендов, предоставляющих гарантию высокого качества;
- для выездной деятельности лучше подобрать автономную модель, желательно – с емкой аккумуляторной батареей;
- для алкоголя – оборудование, поддерживающее работу в Единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС);
- при торговле товарами, входящих в перечень обязательной маркировки средствами идентификации, потребуется касса со сканером штрих-кодов, либо его можно приобрести дополнительно.
Кому потребуются онлайн кассы?
Такое оборудование требуется практически во всех сферах торговли:
- предпринимателям, работающим по упрощенной и общей системе налогообложения;
- организациям и ИП, которые зарегистрированы по единому сельскохозяйственному налогу;
- торговля в розницу или в сфере общепита, а также по вмененному доходу;
- предприниматели на патентной системе налогообложения.
Кто может обойтись без кассы?
Полностью обойтись без оборудования могут следующие категории зарегистрированных лиц:
- предприниматели и организации, работающие только по безналичному расчету;
- самозанятые – частные мастера, грузчики, репетиторы, парикмахеры и другие, не зарегистрированные как ИП;
- фирмы, деятельность которых не подразумевает использование расчетных устройств.
По последней категории в федеральном законе указан определенный перечень, с которым следует ознакомиться. На основании всей информации можно выбрать ККТ для своего магазина самостоятельно, либо проконсультироваться с менеджером.
Подключение и настройка онлайн-кассы
Сегодня для ведения бизнеса каждый предприниматель и производитель должен поставить онлайн кассу – с ее помощью можно проводить все торговые операции в электронном виде. Ее наличие значительно упрощает ведение бизнеса, обеспечивает точную подачу налоговой отчетности и отправку электронного чека на сервер ОФД. Для начала ведения своей деятельности требуется установка и настройка онлайн кассы. Справиться с этой задачей можно самостоятельно, если следовать инструкции. Все действия легко проводятся в несколько шагов.
Первый этап – как подключить онлайн кассу к компьютеру?
Что нужно для подключения онлайн кассы? – компьютер и выход в интернет. Перед началом работы необходимо удостовериться, что в комплекте есть шнур USB. Именно через него осуществляется соединение с ПК. Для связи потребуются установочные драйвера, без них касса работать не будет.
На первом этапе установка онлайн кассы пошагово подразумевает следующие действия:
- скачивание инструкции по эксплуатации на официальном сайте (что гарантирует работу с подлинным документом в дальнейшем);
- вместе с ней необходимо скачать установочные драйвера;
- для нормального коннекта с ККТ драйвера устанавливаются на компьютер.
На последнем этапе не должно возникнуть сложностей – просто следуйте инструкции по установке драйверов. Функционал может немного отличаться, но схема действий довольно простая.
Второй этап – заключаем соглашение с оператором фискальных данных
Для подключения онлайн кассы инструкция включает подписание договора с ОФД, что подтверждает законность процедуры:
- пройдите штатную регистрацию и войдите в кабинет абонента;
- поставьте электронную подпись для идентификации данных;
- вам выведется анкета пользователя, нужно ввести все данные и заполнить ее поля.
Третий этап – подаем заявление в ФНС
Как подключить онлайн кассу к интернету? – чтобы все работало, нужно подать заявление в налоговую службу. Многие «по старинке» самостоятельно идут в налоговую вместе с техникой и проходят штатную процедуру регистрации. Продвинутые пользователи экономят свое время и делают все удаленно онлайн. Для этого потребуется электронная подпись, без нее невозможно будет зарегистрироваться.
Подключение онлайн кассы в ФНС – порядок подключения:
- заходим в личный кабинет и находим «учет контрольно-кассовой техники»;
- заходим в этот раздел и регистрируем ККТ;
- заполняем все строки, представленные в анкете: данные о себе, об организации, о ККТ, о фискальном накопителе и т.д.
Не забудьте указать, как вы будете работать – автономно, стационарно или в передвижном режиме. При правильно пройденной процедуре вы получите регистрационный номер, который потребуется для дальнейших действий.
Четвертый этап – регистрация фискального накопителя
Разбираем далее, как подключить онлайн кассу самостоятельно – необходимо зарегистрировать фискальный накопитель. Для выполнения данной процедуры потребуется специальное приложение, которое устанавливается автоматически на первом этапе. Если по каким-либо причинам вы его не обнаружили, зайдите на официальный сайт и скачайте его отдельно, установите на ПО, следуя инструкции.
Откройте приложение и заполните основные поля:
- укажите регистрационный номер, который вам присвоила налоговая после регистрации;
- введите ИНН, ОФД, данные информацию о своей компании;
- также необходимо ввести адрес и порт сервера, эти данные предоставляет ОФД.
Пятый этап – завершаем процедуру
Последние действия – как подключить онлайн кассу самому, подразумевают введение информации на сайте ОФД из регистрационной карточки ККТ, которую пришлет налоговая. Ее наличие является подтверждением, что вы зарегистрированы и теперь состоите на учете. Как только между вашим устройством и оператором будет связь, вам выставят счет. Проведите оплату и обязательно сохраните регистрационную карточку.
Шестой этап – настраиваем компьютер и печатаем первый чек
Как только завершено подключение онлайн кассы, последнее в схеме подключения – выбор режима работы в зависимости от типа оборудования. Функционал может отличаться, для настроек нужно следовать инструкции для вашей модели устройства.
Выбрать придется порядка 19 позиций, которые будут отражаться в электронном чеке. После настройки нужных параметров вы сможете полноценно работать с кассой.