Что такое онлайн касса?

С недавними изменениями законодательства многим предпринимателям потребовалась онлайн касса – с ее помощью можно формировать фискальные чеки и отправлять их в налоговую и покупателям. Такое оборудование одобрили многие, ведь оно избавило от «бумажной волокиты» и теперь не нужно заполнять документы, сдавая их для отчетности в ФНС, боятся ошибок и как следствие – штрафов.

Если вы решили заняться предпринимательской деятельностью, следует знать, что такое онлайн касса и кому она понадобится. Существует несколько типов оборудования, его подбирают в зависимости от заявленных характеристик. В этой статье мы расскажем обо всех особенностях техники и сориентируем, как выбрать подходящую модель.

Особенности работы

Онлайн касса – многофункциональное устройство, которое печатает бумажные и электронные чеки для покупателя, передает информацию оператору фискальных данных и получает от него подтверждение. В свою очередь через ОФД удается получить подтверждение операции.

Рассмотрим коротко принцип работы онлайн кассы:

• после оплаты чек пробивается покупателю через онлайн кассу;
• аппарат в свою очередь передает его ОФД через интернет;
• в ответ касса получает электронное подтверждение;
• ОФД отправляет данные в налоговую и электронный чек покупателю;
• ФНС, в свою очередь, может проверить чек у клиента, сверив информацию.

Виды

Различают две основные категории онлайн касс:

1. Автономные – похожи на портативный компьютер, у которого в одном корпусе присутствуют основные элементы: дисплей, клавиатура, процессор и сам фискальный накопитель. Могут использоваться для выездной торговли или оказания соответствующих услуг. В эту группу входят смарт-терминалы, кнопочные кассы и кассы-планшеты.
2. Модульные – состоят из нескольких узлов, эти элементы продаются отдельно. Фискальный накопитель подключается через специальный разъем. За счет своей конструкции обладают большей производительностью, чем автономные. Подходят для магазинов, более удобны в обслуживании.

Выбор техники

При выборе следует обратить внимание на следующие особенности:

• производитель – лучше выбирать кассу известных брендов, предоставляющих гарантию высокого качества;
• для выездной деятельности лучше подобрать автономную модель, желательно – с емкой аккумуляторной батареей;
• для алкоголя – оборудование, поддерживающее работу в Единой государственной автоматизированной информационной системы (ЕГАИС);
• при торговле товарами, входящих в перечень обязательной маркировки средствами идентификации, потребуется касса со сканером штрих-кодов, либо его можно приобрести дополнительно.

Кому потребуются онлайн кассы?

Такое оборудование требуется практически во всех сферах торговли:

• предпринимателям, работающим по упрощенной и общей системе налогообложения;
• организациям и ИП, которые зарегистрированы по единому сельскохозяйственному налогу;
• торговля в розницу или в сфере общепита, а также по вмененному доходу;
• предприниматели на патентной системе налогообложения.

Кто может обойтись без кассы?

Полностью обойтись без оборудования могут следующие категории зарегистрированных лиц:

• предприниматели и организации, работающие только по безналичному расчету;
• самозанятые – частные мастера, грузчики, репетиторы, парикмахеры и другие, не зарегистрированные как ИП;
• фирмы, деятельность которых не подразумевает использование расчетных устройств.

По последней категории в федеральном законе указан определенный перечень, с которым следует ознакомиться. На основании всей информации можно выбрать ККТ для своего магазина самостоятельно, либо проконсультироваться с менеджером.

Подключение и настройка онлайн-кассы

Сегодня для ведения бизнеса каждый предприниматель и производитель должен поставить онлайн кассу – с ее помощью можно проводить все торговые операции в электронном виде. Ее наличие значительно упрощает ведение бизнеса, обеспечивает точную подачу налоговой отчетности и отправку электронного чека на сервер ОФД. Для начала ведения своей деятельности требуется установка и настройка онлайн кассы. Справиться с этой задачей можно самостоятельно, если следовать инструкции. Все действия легко проводятся в несколько шагов.

Первый этап – как подключить онлайн кассу к компьютеру?

Что нужно для подключения онлайн кассы? – компьютер и выход в интернет. Перед началом работы необходимо удостовериться, что в комплекте есть шнур USB. Именно через него осуществляется соединение с ПК. Для связи потребуются установочные драйвера, без них касса работать не будет.

На первом этапе установка онлайн кассы пошагово подразумевает следующие действия:

• скачивание инструкции по эксплуатации на официальном сайте (что гарантирует работу с подлинным документом в дальнейшем);
• вместе с ней необходимо скачать установочные драйвера;
• для нормального коннекта с ККТ драйвера устанавливаются на компьютер.

На последнем этапе не должно возникнуть сложностей – просто следуйте инструкции по установке драйверов. Функционал может немного отличаться, но схема действий довольно простая.

Второй этап – заключаем соглашение с оператором фискальных данных

Для подключения онлайн кассы инструкция включает подписание договора с ОФД, что подтверждает законность процедуры:

• пройдите штатную регистрацию и войдите в кабинет абонента;
• поставьте электронную подпись для идентификации данных;
• вам выведется анкета пользователя, нужно ввести все данные и заполнить ее поля.

Третий этап – подаем заявление в ФНС

Как подключить онлайн кассу к интернету? – чтобы все работало, нужно подать заявление в налоговую службу. Многие «по старинке» самостоятельно идут в налоговую вместе с техникой и проходят штатную процедуру регистрации. Продвинутые пользователи экономят свое время и делают все удаленно онлайн. Для этого потребуется электронная подпись, без нее невозможно будет зарегистрироваться.

Подключение онлайн кассы в ФНС – порядок подключения:

• заходим в личный кабинет и находим «учет контрольно-кассовой техники»;
• заходим в этот раздел и регистрируем ККТ;
• заполняем все строки, представленные в анкете: данные о себе, об организации, о ККТ, о фискальном накопителе и т.д.

 Не забудьте указать, как вы будете работать – автономно, стационарно или в передвижном режиме. При правильно пройденной процедуре вы получите регистрационный номер, который потребуется для дальнейших действий.

Четвертый этап – регистрация фискального накопителя

Разбираем далее, как подключить онлайн кассу самостоятельно – необходимо зарегистрировать фискальный накопитель. Для выполнения данной процедуры потребуется специальное приложение, которое устанавливается автоматически на первом этапе. Если по каким-либо причинам вы его не обнаружили, зайдите на официальный сайт и скачайте его отдельно, установите на ПО, следуя инструкции.

Откройте приложение и заполните основные поля:

• укажите регистрационный номер, который вам присвоила налоговая после регистрации;
• введите ИНН, ОФД, данные информацию о своей компании;
• также необходимо ввести адрес и порт сервера, эти данные предоставляет ОФД.

Пятый этап – завершаем процедуру

Последние действия – как подключить онлайн кассу самому, подразумевают введение информации на сайте ОФД из регистрационной карточки ККТ, которую пришлет налоговая. Ее наличие является подтверждением, что вы зарегистрированы и теперь состоите на учете. Как только между вашим устройством и оператором будет связь, вам выставят счет. Проведите оплату и обязательно сохраните регистрационную карточку.

Шестой этап – настраиваем компьютер и печатаем первый чек

Как только завершено подключение онлайн кассы, последнее в схеме подключения – выбор режима работы в зависимости от типа оборудования. Функционал может отличаться, для настроек нужно следовать инструкции для вашей модели устройства.

Выбрать придется порядка 19 позиций, которые будут отражаться в электронном чеке. После настройки нужных параметров вы сможете полноценно работать с кассой.